ความยุติธรรมของโลกที่มีต่อมนุษย์ก็คือ เวลา ทุกคนมีสิทธิที่จะใช้เวลาวันละ 24 ชั่วโมง เท่าเทียมกัน จุดตั้งต้นของเราอาจจะพร้อมกัน เช่น เกิดปีเดียวกันจบระดับประถมศึกษา มัธยมศึกษา หรืออุดมศึกษาพร้อมกัน แต่ทำไม่ อีก 5 ปี 10 ปี ต่อมาจึงแตกต่างกัน ไม่ว่าหน้าที่การงาน หรือฐานะความเป็นอยู่ ถ้าเราไม่มัวโทษดิน ฟ้า หรือหาข้อแก้ตัวใด ๆ แล้ว สิ่งหนึ่งซึ่งจะมอบด้วยสายตาเป็นธรรมก็คือความสามารถในการบริหารเวลาไม่เท่าเทียมกัน เพราะฉะนั้น ยิ่งเนิ่นนานไป เท่าใด ความห่างกันก็จะเพิ่มมากขึ้น


นักบริหารกับการบริหารเวลา
ถ้าศึกษาประวัตินักบริหารชั้นเยี่ยมระดับมืออาชีพทุกวงการจะมีความเหมือนกันอยู่ประการหนึ่ง ก็คือ เวลากว่า 50 % ของเขาจะใช้ในการวางแผน เพราะการวางแผนที่รอบคอบรัดกลุ่มจะประหยัดทรัพยากรและสามารถใช้ทรัพยากรซึ่งนับวันจะจำกัดให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งรวมทั้งเวลาด้วย เพราะฉะนั้น ในเวลาที่เท่ากัน นักบริหารจะสามารถผลิตผลงานออกมาได้ทั้งปริมาณ และคุณภาพที่เหนือกว่าและเยี่ยมกว่า


การวางแผนบริหารเวลา
นักบริหารจะไม่ปล่อยชีวิตให้เป็นไปตามพรหมลิขิตแต่ละเป็นกำหนดชีวิตและบงการชีวิตโดยเป็นผู้จัดสภาพแวดล้อม และเวลาเป็นเครื่องกรุยทางให้ชีวิตดำเนินไปอย่างมีเป้าหมาย เพราะฉะนั้น นักบริหารทุกคนจะมีเป้าหมายสูงสุดของชีวิตด้วยการกำหนดปฏิทินชีวิต ปฏิทินประจำปี ปฏิทินประจำเดือน และปฏิทินประจำวัน ในที่สุดดังจะขยายความปฏิทินแต่ละประเภทพอเป็นสังเขป ดังนี้

1. ปฏิทินชีวิต นักบริหารทุกคนจะต้องตอบตัวเองได้ว่า

- เป้าหมายสูงสุดของชีวิต คืออะไร และเมื่อไหร่

- ก่อนจะสู้เป้าหมายสูงสุดของชีวิตนั้นจะต้องผ่านบันไดกี่ขั้น

2. ปฏิทินประจำปี นักบริหารทุกคนจะต้องคาดการณ์ได้ว่า

- บันไดแต่ละขั้นที่จีนสู่เป้าหมายสูงสุดของชีวิตจะต้องใช้เวลากี่ปี

- แต่ละปีจะต้องเตรียมตัวอย่างไร และจะดำเนินแนวทางชีวิตอย่างไร

3. ปฏิทินประจำเดือน นักบริหารทุกคนจะต้องรู้ล่วงหน้าว่า

- งานในรองเดือนที่ต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้นั้นมีอะไรบ้าง และเมื่อไหร่

- งานใดบ้างที่จะรับเข้ามาในปฏิทินประจำเดือน โดยไม่กระทบกับงานหลัก และส่งเสริมบันไดชีวิต

4. ปฏิทินประจำวัน นักบริหารทุกคนจะต้องสามารถวิเคราะห์แยกและจัดลำดับงานก่อนหลังได้อย่างเหมาะสม โดยยึดหลักความสำคัญ จำเป็น และมีเงื่อนไขของเวลาคอยกำกับ กล่าวคือ

4.1 งานสำคัญที่จะต้องทำ

- เร่งด่วน

- ไม่เร่งด่วน

4.2 งานสำคัญที่ควรจะทำเพื่อเสริมงานหลัก

- เร่งด่วน

- ไม่เร่งด่วน

4.3 งานที่น่าจะทำเพื่อปรับเสริมให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น


นโยบายเปิดประตู (Open door Policy)

นักบริหารมืออาชีพลงความเห็นว่า การเปิดประตูให้ทุกคนเข้าพบตลอดเวลานั้น จะทำให้สะดุดงานหลักของผู้บริหาร คือ การวางแผนเพื่อสั่งการ ทำให้ความคิดไม่ต่อเนื่อง หรืออาจจะไม่มีคุณภาพ หรืออาจจะล้มเหลวในที่สุด แต่ผู้บริหารจะต้องจัดเวลาช่วงหนึ่ง โดยให้เป็นที่รู้กันว่าเป็น เวลาที่เข้าพบปรึกษาได้ ส่วนเวลานอกเหนือจากนั้น จะพบได้ก็ต่อเมื่อมีความจำเป็นเร่งด่วนจริงเท่านั้น


การบริหารเวลากับการบริหารชีวิต

การบริหารเวลามิได้หมายความว่า การจัดเวลาเพื่องานเท่านั้น แต่หมายถึงการ จัดการเวลาให้กับชีวิต เพราะองค์ประกอบของชีวิตนั้นมีหลายประการ เช่น ความสุขส่วนตัว ครอบครัว และสังคม เพราะฉะนั้นนักบริหารจะต้องบริหารเวลาให้สอดคล้องสมดุลย์กับการบริหารชีวิต ให้เป็นสุขในชีวิตส่วนตัวและประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานด้วย จึงจะถือว่าก้าวขึ้นสู่บันไดสูงสุดของนักบริหาร


ที่มา : ศูนย์วิจัยและพัฒนา (อนุกูล เยี่ยงพฤกษาวัลย์)